Stand: September 2026
Die E-Rechnung ist für Unternehmen kein Zukunftsthema mehr.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue umsatzsteuerliche Anforderungen an Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die Einführung erfolgt zwar schrittweise, die Übergangsphase läuft jedoch ab. Für viele Unternehmen wird insbesondere der 1. Januar 2027 zum entscheidenden Stichtag.
Spätestens jetzt sollten Unternehmen deshalb prüfen, ob ihre Buchhaltung, Rechnungsstellung und Archivierung technisch und organisatorisch auf die E-Rechnung vorbereitet sind.
1. Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die elektronisch verschickt wird.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht mehr. Sie gilt steuerlich als sogenannte sonstige Rechnung.
Typische E-Rechnungsformate sind beispielsweise:
- XRechnung,
- ZUGFeRD in einer zulässigen Ausprägung,
- oder andere Formate, die die gesetzlichen Anforderungen und insbesondere die europäische Norm EN 16931 erfüllen.
Für Unternehmen ist deshalb wichtig:
„Wir verschicken unsere Rechnungen ohnehin per PDF“ bedeutet nicht, dass das Unternehmen bereits E-Rechnungen erstellt.
2. Für welche Umsätze gilt die E-Rechnung?
Die neue Regelung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern – also insbesondere den klassischen B2B-Bereich.
Nicht betroffen sind insbesondere Rechnungen an private Endverbraucher.
Auch für bestimmte Umsätze bestehen gesetzliche Ausnahmen. Dazu gehören etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Die Frage, ob im Einzelfall eine E-Rechnung erforderlich ist, hängt deshalb sowohl von den beteiligten Unternehmern als auch von der Art des Umsatzes ab.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen:
Empfang einer E-Rechnung
und
Ausstellung einer E-Rechnung.
Für beide gelten unterschiedliche Zeitpunkte.
3. E-Rechnungen empfangen: Pflicht besteht bereits seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Übersendung einer E-Rechnung ist nicht mehr erforderlich.
Nach den derzeitigen Vorgaben genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach, über das die E-Rechnung empfangen werden kann.
Damit ist allerdings nur die technische Mindestvoraussetzung erfüllt.
Aus organisatorischer Sicht muss zusätzlich gewährleistet sein, dass
- eingehende Rechnungen erkannt werden,
- die strukturierten Rechnungsdaten lesbar gemacht werden können,
- die Rechnung in die Buchhaltung gelangt,
- die sachliche und rechnerische Prüfung erfolgt,
- und die Rechnung ordnungsgemäß archiviert wird.
Gerade bei dezentralen Rechnungseingängen sollte deshalb geregelt werden, über welche Adresse E-Rechnungen eingehen sollen und wer diese überwacht.
4. Bis Ende 2026 besteht noch eine allgemeine Übergangsregelung
Für die Ausstellung von Rechnungen gelten Übergangsregelungen.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen verwendet werden.
Auch andere elektronische Rechnungen – beispielsweise eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail – können während dieser Übergangsphase weiterhin verwendet werden, sofern der Empfänger dieser Form zustimmt.
Diese allgemeine Übergangsfrist endet jedoch zum Jahreswechsel 2026/2027.
Damit wird 2027 für viele Unternehmen erstmals zwingend relevant.
5. Ab 2027: Umsatzgrenze von 800.000 Euro wird entscheidend
Für Umsätze, die ab dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, ist zu unterscheiden.
Hat der Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro, endet die allgemeine Übergangsregelung.
Für entsprechende B2B-Umsätze muss dann grundsätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungen wie einfache PDF-Dateien verwenden.
Das bedeutet praktisch:
Größere Unternehmen müssen spätestens ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.
Kleinere Unternehmen erhalten noch ein zusätzliches Übergangsjahr.
6. Spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung zum Regelfall
Die Übergangsregelungen enden grundsätzlich mit Ablauf des Jahres 2027.
Damit wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2028 im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend, soweit keine gesetzliche Ausnahme eingreift.
Unternehmen sollten deshalb vermeiden, die technische Umstellung lediglich deshalb aufzuschieben, weil sie aufgrund ihres Umsatzes noch bis Ende 2027 von der Übergangsregelung Gebrauch machen können.
Eine geordnete Einführung benötigt regelmäßig Zeit.
7. Welche technischen Lösungen sind erforderlich?
Nicht jedes Unternehmen benötigt ein komplexes neues ERP-System.
Welche technische Lösung sinnvoll ist, hängt insbesondere ab von:
- Anzahl der Ausgangsrechnungen,
- Zahl der Eingangsrechnungen,
- bestehender Buchhaltungssoftware,
- vorhandenen Warenwirtschaftssystemen,
- DATEV-Anbindung,
- Freigabeprozessen,
- Unternehmensgröße,
- und Anzahl der Standorte.
Ein kleiner Dienstleistungsbetrieb benötigt regelmäßig eine andere Lösung als ein Handelsunternehmen mit mehreren tausend Rechnungen im Monat.
Die technische Umsetzung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden.
Entscheidend ist vielmehr der gesamte Prozess:
Auftrag → Leistung → Rechnung → Versand → Eingang → Prüfung → Buchhaltung → Zahlung → Archivierung.
8. Eine PDF-Datei zusätzlich zur E-Rechnung kann sinnvoll sein
Eine strukturierte E-Rechnung ist für Menschen nicht ohne Weiteres lesbar.
Bei bestimmten Formaten – insbesondere ZUGFeRD – werden deshalb strukturierte Rechnungsdaten und eine menschenlesbare Darstellung kombiniert.
Bei anderen Formaten kann die Rechnung durch eine geeignete Software visualisiert werden.
Es ist zudem grundsätzlich möglich, ergänzende Dokumente mitzugeben.
Das BMF stellt beispielsweise für Bauleistungen klar, dass bestimmte detaillierte Leistungsangaben in einer menschenlesbaren Anlage enthalten sein können, sofern im strukturierten Teil der Rechnung darauf eindeutig Bezug genommen wird.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, wie Angebote, Leistungsverzeichnisse, Stundenaufstellungen oder andere Anlagen künftig technisch mit der Rechnung verbunden werden.
9. Vorsteuerabzug: Rechnungsprüfung bleibt erforderlich
Die Digitalisierung ändert nichts daran, dass der Rechnungsempfänger die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug prüfen muss.
Eine technisch korrekt erzeugte E-Rechnung ist nicht automatisch materiell richtig.
Weiterhin zu prüfen sind beispielsweise:
- zutreffender Rechnungsaussteller,
- zutreffender Leistungsempfänger,
- Leistungsbeschreibung,
- Leistungszeitpunkt,
- Entgelt,
- Steuersatz,
- Umsatzsteuerbetrag,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- und gegebenenfalls Hinweise auf Reverse Charge oder Steuerbefreiungen.
Unternehmen sollten deshalb vermeiden, E-Rechnungen ungeprüft automatisiert zur Zahlung freizugeben.
Digitalisierung kann die Rechnungsprüfung unterstützen – sie ersetzt sie aber nicht vollständig.
10. E-Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden
Auch die Archivierung muss angepasst werden.
Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Datenteil aufzubewahren.
Nach den Vorgaben des BMF muss die Rechnung so erhalten bleiben, dass ihre maschinelle Auswertbarkeit nicht beeinträchtigt wird.
Es genügt deshalb nicht, beispielsweise nur einen Ausdruck oder ausschließlich eine PDF-Darstellung zu speichern und die ursprüngliche strukturierte Datei zu löschen.
Unternehmen sollten prüfen, ob ihr bisheriges Dokumentenmanagementsystem die Originaldatei unverändert archiviert.
11. Besondere Aufmerksamkeit bei Bauunternehmen und Handwerksbetrieben
Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe kann die E-Rechnung besonders anspruchsvoll sein.
Typischerweise bestehen dort:
- Abschlagsrechnungen,
- Anzahlungsrechnungen,
- Teilleistungen,
- umfangreiche Leistungsverzeichnisse,
- Nachträge,
- Schlussrechnungen,
- Sicherheitseinbehalte,
- und gegebenenfalls Reverse-Charge-Sachverhalte.
Das BMF hat hierzu inzwischen verschiedene Einzelfragen konkretisiert. Beispielsweise bestehen Übergangsregelungen für vor dem maßgeblichen Stichtag ausgestellte Abschlagsrechnungen.
Gerade Unternehmen mit komplexen Abrechnungsmodellen sollten daher nicht erst zum Jahreswechsel mit der Umstellung beginnen.
12. Auch Barkäufe können betroffen sein
Die E-Rechnungspflicht ist nicht davon abhängig, ob eine Rechnung per Überweisung bezahlt wird.
Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass auch ein bar bezahlter Umsatz grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich machen kann.
Als Beispiel nennt die Finanzverwaltung etwa Geschäftsessen oder Materialeinkäufe eines Unternehmers, sofern der Rechnungsbetrag über der Grenze für Kleinbetragsrechnungen liegt und keine Übergangsregelung mehr genutzt werden kann.
Das zeigt:
Die E-Rechnung betrifft künftig nicht nur klassische Rechnungen, die aus einem Buchhaltungsprogramm heraus versandt werden.
Auch stationäre Verkaufs- und Abrechnungsprozesse müssen gegebenenfalls angepasst werden.
13. E-Rechnung ist mehr als ein steuerliches Pflichtprojekt
Die Einführung der E-Rechnung sollte nicht ausschließlich als zusätzliche steuerliche Formalität verstanden werden.
Richtig umgesetzt kann sie Abläufe erheblich vereinfachen.
Möglich sind beispielsweise:
- automatische Erfassung eingehender Rechnungen,
- automatische Übernahme von Rechnungsdaten,
- digitale Freigabeprozesse,
- automatische Kontierungsvorschläge,
- Vermeidung manueller Erfassungsfehler,
- schnellere Rechnungsprüfung,
- und bessere Liquiditätssteuerung.
Unternehmen sollten deshalb vermeiden, lediglich eine technische Mindestlösung zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben einzuführen.
Die Umstellung bietet vielmehr Gelegenheit, den gesamten Rechnungsprozess zu überprüfen.
14. Typische Fehler bei der Einführung
In der Praxis sind insbesondere folgende Fehler zu vermeiden:
„PDF ist doch elektronisch.“
Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinne.
Nur Ausgangsrechnungen werden betrachtet.
Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits seit 2025 gewährleistet sein.
Die Umstellung wird ausschließlich der Buchhaltung überlassen.
Betroffen können auch Warenwirtschaft, Vertrieb, Einkauf, IT und Dokumentenmanagement sein.
Es fehlt ein zentraler Rechnungseingang.
Dadurch können Rechnungen und Zahlungsfristen übersehen werden.
Die Archivierung wird nicht geprüft.
Das strukturierte Original muss erhalten bleiben.
Kunden- und Lieferantenstammdaten sind unvollständig.
Fehlerhafte Stammdaten werden durch automatisierte Prozesse nicht behoben, sondern häufig nur schneller weiterverarbeitet.
15. Was Unternehmen 2026 noch erledigen sollten
Insbesondere Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro sollten vor dem Jahreswechsel prüfen:
- Kann die verwendete Software E-Rechnungen erstellen?
- Welche Formate werden unterstützt?
- Können E-Rechnungen empfangen und visualisiert werden?
- Ist ein zentraler Rechnungseingang eingerichtet?
- Werden strukturierte Originaldaten revisionssicher archiviert?
- Sind Kunden- und Lieferantenstammdaten vollständig?
- Funktionieren Rechnungsprüfung und Freigabe digital?
- Sind besondere Rechnungsarten wie Abschlags- oder Schlussrechnungen abgebildet?
- Besteht eine funktionierende Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung?
- Sind Mitarbeiter über die neuen Abläufe informiert?
Fazit
Die E-Rechnung wird die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen dauerhaft verändern.
Seit 2025 muss grundsätzlich jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung endet die allgemeine Übergangsfrist am 31. Dezember 2026.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen deshalb ab 2027 besonders aufmerksam sein. Für kleinere Unternehmen endet die Übergangsfrist grundsätzlich ein Jahr später.
Die Einführung sollte jedoch nicht lediglich als technische Pflicht verstanden werden.
Wer die E-Rechnung sinnvoll in Buchhaltung und Unternehmensprozesse integriert, kann gleichzeitig Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehlerquellen beseitigen und die Digitalisierung des Rechnungswesens vorantreiben.